Datenschutz

KALEIDIO

Alle 3 bis 5 Jahre wird von der KJSÖ das Kaleidio, ein österreichweites Jungschar- und Ministrant*innenlager veranstaltet. Für die Organisation und Durchführung dieser Veranstaltung werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Interessierte Personen können sich per E-Mail zu einem Online Info-Abend zur Teilnahme am Kaleidio anmelden. In diesem Fall wird die Korrespondenz für die Abwicklung der Veranstaltung in Evidenz gehalten und der Link per Mail zugesandt. Die Info-Veranstaltungen werden mit Hilfe des Videokonferenztools Zoom durchgeführt.

Die Registrierung einer teilnehmenden Gruppe am Kaleidio erfolgt im Regelfall durch Gruppenleiter*innen und Pfarrverantwortliche über die Erstellung eines Benutzerprofils im Anmeldetool http://anmeldung.kaleidio.at/. Für die Registrierung eines Benutzers* einer Benutzerin wird der Name der Gruppenleiter*innen, deren Emailadresse und der Name der Pfarre gespeichert. Unabhängig davon, ob über ein erstelltes Profil eine Gruppe angemeldet wurde, werden die Benutzerprofile inklusive der darin enthaltenen Daten spätestens 4 Monate nach Abschluss des Kaleidios gelöscht.

Für die individuelle Anmeldung (von Teilnehmer*innen, Gruppenleiter*innen sowie Mitarbeiter*innen) zum Kaleidio werden folgende Daten verarbeitet: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, Emailadresse, Notfallkontakt, die Zugehörigkeit zu einer Pfarre sowie gegebenenfalls Korrespondenz. Für eine adäquate Verpflegung während des Aufenthalts, ist es erforderlich, Informationen zu Nahrungsmittelunverträglichkeiten und Lebensmittelallergien zu erfassen. Bei Gruppenleitenden und Mitarbeitenden werden außerdem noch Informationen über vorhandene Sanitäterausbildungen und Erstehilfe-Kurse (Dauer und Datum) abgefragt.

Die für die Anmeldung notwendigen ausgefüllten Datenblätter werden über ein Upload Fenster auf www.kaleidio.at hochgeladen.

Erziehungsberechtigte Personen können für die Teilnahme ihres Kindes um finanzielle Unterstützung durch den Kaleidio Unterstützungsfonds ansuchen. Die dabei verarbeiteten Daten umfassen Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobilnummer), notwendige Daten zur Auszahlung der genehmigten Unterstützung (Bankdaten, IBAN) und Daten zum Einkommen des Vorjahres (Jahreslohnzettel, Arbeitnehmer*innen-Veranlagung,  Einkommensbescheid oder Einheitswertbescheid).

Alle Daten, die im Zusammenhang mit der Planung und Durchführung des Kaleidios sowie für die Auszahlung aus dem Unterstützungsfonds von der Katholischen Jungschar erfasst und gespeichert werden, werden mit größter Vertraulichkeit behandelt.  Es wird darauf geachtet, dass so wenig personenbezogene Daten wie notwendig verarbeitet werden, spätestens 4 Monate nach Abschluss des Kaleidios erfolgt die routinemäßige Löschung der erfassten Daten von Interessierten und Teilnehmenden, sofern sich nicht aufgrund unserer Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten längere gesetzliche Fristen ergeben (etwa im Bezug auf Einzahlung von Teilnehmer*innenbeiträge sowie die Auszahlung aus dem Unterstützungsfonds (gem. Artikel 6 Abs 1 lit c). Für statistische und Analysezwecke, können bestimmte Informationen über die Teilnehmenden anonymisiert werden (z.B. Verteilung der Teilnehmer*innen per Diözese, etc.).

Lediglich Grunddaten über eine Teilnahme (Name sowie das Jahr an dem teilgenommen wurde) werden für die Dauer von maximal 30 Jahren aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist von maximal 30 Jahren dient zur Wahrung von berechtigten Interessen unserer Organisation (Artikel 6 Abs 1 lit f. DSGVO iVm § 1489 Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch und dem Verbandsverantwortlichkeitsgesetz). 

Die Kontaktdaten der Gruppenleiter*innen und Mitarbeiter*innen werden für maximal 5 Jahre aufbewahrt, um diese über das darauffolgende Kaleidio informieren zu können.

Die gesamte Datenschutzerklärung der Katholischen Jungschar Österreich ist hier zu finden.